O que é uma ordem de compra?
A gestão de ordens de compra, ou gestão PO, é uma ferramenta essencial na cadeia de suprimentos, pois permite que as empresas adquiram bens e serviços de forma eficiente e controlada. Isso garante que cada etapa executada desde a solicitação de compra até a entrega final seja feita de forma organizada, otimizando o fluxo de materiais e minimizando riscos financeiros e logísticos.
Uma ordem de compra é um documento que detalha o que é necessário para a aquisição de produtos e serviços de um fornecedor. Este processo integra o planeamento, coordenação e transporte de encomendas.
Os transitários desempenham um papel fundamental na gestão de ordens de compra, coordenando o transporte de mercadorias, selecionando o método de envio mais adequado, gerenciando a documentação aduaneira e rastreando em tempo real. A sua capacidade de resolver problemas agiliza o processo e minimiza os contratempos.
Benefícios da Gestão de PO através de um parceiro logístico.
A Gestão de PO oferece inúmeros benefícios que melhoram as operações de uma empresa. Do rastreamento em tempo real ao, gestão centralizado de faturas e fornecedores, esses benefícios simplificam o processo de compra, reduzem custos, aumentam a produtividade e protegem dados. Aqui estão os principais benefícios:
Otimização de custos: com vasta experiência na otimização de rotas e modos de transporte, o nosso serviço ajuda a reduzir os custos de transporte e logística, maximizando assim a eficiência financeira da sua operação.
Eficiência operacional: ao subcontratar a gestão de compras, as empresas podem se concentrar nas suas principais competências, enquanto a nossa equipa é responsável por coordenar e gerir detalhes da cadeia de suprimentos.
Acompanhamento em tempo real: a nossa plataforma permite o acompanhamento em tempo real do progresso do pedido de compra, fornecendo atualizações instantâneas para uma gestão eficaz do pedido.
Ordem de compra: desde a requisição de compra até a entrega final, o nosso ‘software’ especializado automatiza processos, economizando tempo e simplificando o acompanhamento de cada transação.
Gestão Documental: a nossa solução reduz o uso de métodos de papel propensos a erros, oferecendo gestão eletrónico de documentos que garante a precisão e integridade das informações.
Gestão de fornecedores: com a nossa integração total de informações e documentação de fornecedores, você pode facilmente avaliar o desempenho e acessar ‘feedback’ e classificações, tudo num só lugar para uma tomada de decisão informada.
Gestão de Riscos: Os nossos serviços incluem opções de seguro de carga e aconselhamento especializado em gestão de riscos, ajudando a mitigar quaisquer riscos associados a envios e protegendo o seu negócio de potenciais contratempos.
Criação da Ordem de Compra. O processo começa com a criação da ordem de compra, que irá detalhar os bens ou serviços a serem adquiridos, a quantidade, o preço acordado e as condições de entrega.
Aprovação da Ordem de Compra. Uma vez concluída, a ordem de compra passa por um processo de revisão e aprovação para garantir que atenda aos requisitos de orçamento e necessidades da empresa.
Seleção e confirmação de fornecedores. O fornecedor certo é selecionado e a ordem de compra é confirmada, concordando com termos específicos, como prazos de entrega e condições de pagamento.
Geração de Documentos de Expedição. Todos os documentos exigidos, como faturas comerciais, notas fiscais de desembarque ou documentação aduaneira, são preparados quando necessário.
Coordenação de Transporte e Logística. São escolhidos os métodos de transporte adequados para a carga e coordenada a sua transferência do fornecedor para o destino, para uma entrega pontual e segura.
Acompanhamento e monitorização em tempo real. O estado da encomenda é acompanhado, com atualizações em tempo real que permitem antecipar e resolver possíveis atrasos ou problemas que possam.
Receção e Verificação de Mercadorias. Uma vez que as mercadorias chegam ao destino, verifica-se se estão conforme as especificações e quantidade indicadas no pedido de compra.
Gestão de Pagamentos e Fechamento de Pedidos. O pagamento é feito ao fornecedor e a ordem de compra é fechada, registando a transação e armazenando a documentação para futuras auditorias ou revisões.
A Gestão de PO vai além de simples formalidades; É uma ferramenta estratégica crucial para otimizar as operações e os recursos do negócio. Num ambiente de negócios cada vez mais competitivo, a gestão de ordens de compra destaca-se como um fator-chave para o sucesso sustentável das organizações.
Na SPARX, os nossos especialistas altamente treinados estão prontos para definir, planear, implementar e gerir a sua transação de processo de pedido de compra com o mais alto nível de segurança, dando-lhe tranquilidade e eliminando quaisquer preocupações.
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